Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors

Sygnaliści

Koordynator ds. obsługi Sygnalistów
Pani Katarzyna Staniszewska

Sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

1.Wzór formularza zgłoszenia naruszeń prawa znajduje się na stronie https://www.spzoz.zgorzelec.pl/ w zakładce „Sygnalista” oraz u Koordynatora ds. obsługi sygnalistów. Szpital może udostępnić wzór formularza zgłoszenia również w innych systemach wewnętrznych (Intranet, Lex Baza Dokumentów).

2.  Zgłoszenia naruszeń prawa mogą być dokonywane w następujący sposób:

a)    pisemnie- poprzez umieszczenie zgłoszenia w dedykowanej do tego celu skrzynce pocztowej z napisem„Koordynator ds. obsługi Sygnalistów”, znajdującej się przy schodach na parterze budynku E (budynek administracji),

b)    w postaci elektronicznej na adres: sygnalista@spzoz.zgorzelec.pl

c)    ustnie- poprzez osobiste lub telefoniczne zgłoszenie do Koordynatora ds. obsługi sygnalistóww WS-SPZOZ w Zgorzelcu (tel. 571 334 724),

   Regulamin

zgłaszania przypadków

 naruszeń  prawa oraz ochrony Sygnalistów

w Wielospecjalistycznym Szpitalu- Samodzielnym

Publicznym Zespole Opieki Zdrowotnej
w Zgorzelcu

Regulamin został opracowany na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz projektu ustawy, wdrażającej tę Dyrektywę do polskiego porządku prawnego

§ 1

Zasady ogólne

1.    Celem wprowadzenia Regulaminu w WS-SPZOZ w Zgorzelcu (zwanym też dalej Szpitalem lub jednostką) jest zapewnienie należytej ochrony Sygnalistów tj. osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawaa także osób, które pomagają im dokonać zgłoszenia.

2.    Regulamin został opracowany na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz projektu ustawy, wdrażającej tę Dyrektywę do polskiego porządku .

3.    Regulamin umożliwia jawne lub poufne dokonywanie zgłoszeń.

4.    Ochrona obejmuje Sygnalistę oraz informacje związane bezpośrednio ze zgłoszeniem.

5.    Za zapewnienie ochrony Sygnalisty zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów prawa odpowiada Dyrektor jednostki.

6.    Dyrektor wyznacza pracownika- Koordynatora ds. obsługi Sygnalistów, któremu powierza realizację obowiązków wynikających z Regulaminu oraz upoważnia do podejmowania działań w nim określonych. Ponadto Dyrektor, na wniosek Koordynatora ds. obsługi sygnalistów, wyznaczainne osoby do prowadzenia postępowania wyjaśniającego i sformułowania zalecanych działań następczych.

7.    Koordynator ds. obsługi Sygnalistów i inne osoby, wyznaczone do rozpatrywania zgłoszeń są niezależne w wykonywaniu swoich działań – nie mogą one otrzymywać instrukcji postępowania od żadnej osoby z jednostki.

8.    Określone w Regulaminie mechanizmy mają na celu ograniczenie osobistego ryzyka osoby zgłaszającej naruszenia prawa, w tym negatywnych konsekwencji bezpośrednich lub pośrednich. Sygnaliści pełnią bowiem niezastąpioną funkcję w jednostce, gdyż ich działania umożliwiają identyfikację nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych.

9.    Dane Sygnalisty co do zasady są poufne tzn. nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.

10.  Wobec danych Sygnalisty, który zgłosił naruszenie prawa poufnie, stosuje się pseudonimizację, czyli przetworzenie danych osobowych w taki sposób, by nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji, pod warunkiem, że takie dodatkowe informacje są przechowywane osobno i są objęte środkami technicznymi i organizacyjnymi uniemożliwiającymi ich przypisanie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

11.  Do stosowania regulaminu są zobligowani zarówno pracownicy Szpitala, jak i inne osoby, objęte Regulaminem.

12.  Na stronie internetowej jednostki oraz w siedzibie jednostki, w widocznym miejscu, zamieszcza się wzór klauzuli informacyjnej dla osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń.

13.  W przypadku kontaktu poprzez e-mail, klauzula jest też przekazywana w odpowiedzi zwrotnej na pierwsze zgłoszenie.

14.  Regulaminu nie stosuje się do:

a) ochrony informacji niejawnych,

b) tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu,

c) w przypadku gdy naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.

§ 2

Zasady ochrony danych Sygnalisty

1.   Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym Regulaminie w przypadku, gdy miał on uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia.

2.   Sygnalista nie jest uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania wyjaśniającego, gdyż mogłoby to narazić go na pośrednie lub bezpośrednie działania odwetowe.

3.   Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości mają tylko i wyłącznie osoby uprawnione do rozpatrywania zgłoszeń naruszenia prawa.

4.   Tworzy się odrębny rejestr spraw zgłoszonych przez Sygnalistów.

5.   Dostęp do danych w rejestrze mają wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych Sygnalistów.

6.   Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń, niezwłocznie po otrzymaniu dokonuje pseudonimizacji danych Sygnalisty i nadaje mu identyfikator numeryczny, który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego.

7.   Pseudnonimizacja obejmuje wszelkiego rodzaju informacje umożliwiające bezpośrednią lub pośrednią identyfikację sygnalisty, ze szczególnym uwzględnieniem tego, czy sama treść zgłoszenia nie wskazuje na tożsamość Sygnalisty.

8.   Na wszystkich etapach postępowania wyjaśniającego zamiast danych Sygnalisty jest stosowany przypisany identyfikator.

9.   W postępowaniu należy odwoływać się do identyfikatora (numeru sprawy, pod którą zostało zarejestrowane zgłoszenie od Sygnalisty), a nie sprawy, której dotyczy zgłoszenie naruszenia.

10.   Danych Sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron ani uczestników postępowania wyjaśniającego.

11.   Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

12.   Danych Sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym, ani w korespondencji mailowej.

13.   Jeżeli zgłoszenie wpłynie innym, niż zatwierdzony do przyjmowania zgłoszeń kanałem, osoba która je otrzyma jest zobligowana niezwłocznie przekazać je do osoby upoważnionej do rozpatrywania zgłoszeń i usunąć wszelkie jej kopie (np. z poczty e-mail).

14.   Wobec Sygnalisty zakazuje się wszelkich form działań odwetowych, w tym gróźb działań odwetowych i prób ich podejmowania- podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie niniejszej Procedury.

15.   Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

1)    odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

2)    niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,

3)    niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony –w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

4)    obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,

5)    pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,

6)    przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

7)    przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

8)    negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

9)    wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

10)nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

11)działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego–chyba że Szpital udowodni, że kierował się obiektywnymi dowodami.

16.   W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia lub w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia.

§ 3

Zakres stosowania Regulaminu

1.  Zakres podmiotowy.

  Osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia naruszenia prawa:

1)    pracownicy zatrudnieni w Szpitalu oraz byli pracownicy, których stosunek pracy już ustał,

2)    osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

3)    osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

4)    przedsiębiorcy, który świadczą usługi lub dostarczają towary (albo ubiegają się o zawarcie umowy w tym zakresie) na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej ze Szpitalem,

5)    osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub stażyści, odbywający staż na podstawie umowy o staż,

6)    wolontariusze,którzy na podstawie umowy o wolontariat niosą pomoc pozamedyczną na terenie jednostki.

2.  Zakres przedmiotowy.

  Zgłoszeniu podlegają  naruszenia prawa dotyczące:

1)      zamówień publicznych;

2)      usług, produktów i rynków finansowych;

3)      zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

4)      bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

5)      bezpieczeństwa transportu;

6)      ochrony środowiska;

7)      ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

8)      bezpieczeństwa żywności i pasz;

9)      zdrowia i dobrostanu zwierząt;

10)      zdrowia publicznego;

11)      ochrony konsumentów;

12)      ochrony prywatności i danych osobowych;

13)      bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

14)      interesów finansowych Unii Europejskiej;

15)      rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

3. Ponadto zgłoszeniu podlegają inne naruszenia niż wymienione w ust. 2, w tym dotyczące obowiązujących regulacji wewnętrznych i standardów etycznych Szpitala.

§ 4

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

1.Wzór formularza zgłoszenia naruszeń prawa znajduje się na stronie https://www.spzoz.zgorzelec.pl/ w zakładce „Sygnalista” oraz u Koordynatora ds. obsługi sygnalistów. Szpital może udostępnić wzór formularza zgłoszenia również w innych systemach wewnętrznych (Intranet, Lex Baza Dokumentów).

2.  Zgłoszenia naruszeń prawa mogą być dokonywane w następujący sposób:

a)    pisemnie- poprzez umieszczenie zgłoszenia w dedykowanej do tego celu skrzynce pocztowej z napisem„Koordynator ds. obsługi Sygnalistów”, znajdującej się przy schodach na parterze budynku E (budynek administracji),

b)    w postaci elektronicznej na adres: sygnalista@spzoz.zgorzelec.pl

c)    ustnie- poprzez osobiste lub telefoniczne zgłoszenie do Koordynatora ds. obsługi sygnalistóww WS-SPZOZ w Zgorzelcu (tel. 571 334 724),

3.  Zgłoszenie może mieć charakter:

a)  jawny – osoba dokonująca zgłoszenia wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości osobom      zaangażowanym w prowadzenie postępowania wyjaśniającego,

b) poufny- osoba dokonująca Zgłoszenia nie wyraża zgody na ujawnienie swoich danych, dane        takie podlegają pseudonimizacji i są dostępne wyłącznie osobom upoważnionym.

4.  Zgłoszenie powinno zawierać opis przedmiotu zgłoszenia, w szczególności:

a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o      naruszeniu prawa,

b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności, które doprowadziły lub mogą doprowadzić do      wystąpienia naruszenia prawa,

c)  wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie,

d)  wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,

e) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą      okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,

f)   wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

5. Każde zgłoszenie zostaje zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

§ 5

Postępowanie wyjaśniające

1.  Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone przez Zespół ds. naruszeń prawa, składający się z pracowników jednostki, posiadających kwalifikacje i wiedzę z danego obszaru zgłoszonej nieprawidłowości. Zespół składa się minimum z 3 osób, powoływanych przez Dyrektora na wniosek Koordynatora ds. obsługi Sygnalistów.

2.  Celem postępowania wyjaśniającego jest ustalenie, czy doszło do naruszenia prawa oraz sformułowanie rekomendacjido podjęcia działań naprawczych w zakresie stwierdzonego naruszenia lub kategorii naruszeń.

3.  Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym, które toczy się przed Zespołem ds. naruszeń prawa, nadzór nad realizacją i przestrzeganiem Procedury oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie powierza się Koordynatorowi ds. obsługi Sygnalistów. 

4.  Członkiem Zespołu ds. naruszeń prawa nie może być:

1) osoba, która dokonała zgłoszenia będącego przedmiotem wyjaśnienia,

2) osoba, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa,

3) osoba będąca podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie,

4)osoba, której udział w postępowaniu wzbudziłby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.

4.  W związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa mają prawo podejmowania wszelkich działań, potrzebnych do wyjaśnienia zgłoszenia, w szczególności prawo:

1) dostępu do dokumentów i danych jednostki, niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

2) uzyskiwania informacji od pozostałych pracowników;

3) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników;

4) dostępu do danych z monitoringu wizyjnego;

5) dostępu do pomieszczeń na terenie Szpitala, celem dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;

6) możliwość korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych Osobowych;

7) możliwość konsultowania uzyskanych informacji i danych z osobą dokonującą zgłoszenia.

§ 6

Zespół ds. naruszeń prawa

1.       Zespół ds. naruszeń prawapo dokonaniu weryfikacji zgłoszenia :

1)  stwierdza, żedoszło do naruszenia prawa i nadaje osobie zgłaszającej status Sygnalisty lub

2)  stwierdza, że zgłoszenie nie spełnia kryteriów podmiotowych lub przedmiotowychalbo jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub też niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania Wyjaśniającego – i podejmuje decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego.

2.      W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1:

1)    Koordynator ds. obsługi Sygnalistów wpisuje stwierdzone naruszenie do Rejestru naruszeń i w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania informuje o tym Sygnalistę poprzez wskazany w zgłoszeniu sposób kontaktu zwrotnego, chyba że zgłaszający nie podał adresu na który należy przekazać potwierdzenie.  

2)    Zespół ds. naruszeń prawasporządza raport z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego i przedkłada go Dyrektorowi za pośrednictwem Koordynatora ds. ochrony sygnalistów. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres oraz osoby za nie odpowiedzialne.

3)    Zespół ds. naruszeń prawaza pośrednictwem Koordynatora ds. ochrony sygnalistówprzedstawia Dyrektorowi jednostki rekomendacje, dotyczące możliwych działań naprawczych lub usprawniających w zakresie stwierdzonego naruszenia lub kategorii naruszeń,ewentualnie podjęcia działań dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa.

3.    Decyzję o wdrożeniu przedstawionych rekomendacji lub podjęcia innych działań w zakresie przedstawionego naruszenia prawa podejmuje Dyrektor Szpitala.

4.    W przypadku wdrożenia działań naprawczych lub usprawniających – Zespół ds. naruszeń prawamonituje podjęte działania i w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – informuje sygnalistę o podjętych działaniach. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.

5.    W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 (negatywnej weryfikacji zgłoszenia przez Zespół ds. naruszeń prawa)Koordynator ds. obsługi Sygnalistów przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o przeprowadzonej weryfikacji.

§ 7

 Zgłoszenia zewnętrzne

Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego z pominięciem   procedury przewidzianej w niniejszym Regulaminie, w szczególności gdy:

1)      Szpital nie podejmiew terminie ustalonym w niniejszym Regulaminie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej;

2)      Osoba dokonująca zgłoszenia ma uzasadnione podstaw by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkodylubdokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi jąna działania odwetowe.

Skip to content