Zamówienia publiczne

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ)

Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu JEDZ przez wykonawcę, jest poczta elektroniczna. (Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych – np. CD, pendrive – jest niedopuszczalne
JEDZ należy przesłać na adres email: JEDZ@spzoz.zgorzelec.pl
Zamawiający zaleca pdf jako format przesyłanych danych.
Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego.
Po stworzeniu lub wygenerowaniu przez wykonawcę dokumentu elektronicznego JEDZ, wykonawca podpisuje ww. dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne – podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie.
Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem muszą mieć osoby upoważnione do reprezentacji wykonawcy, a w przypadku gdy reprezentacja podmiotu jest wieloosobowa, musi go mieć każda z osób podpisujących ofertę.
W przypadku gdy JEDZ podpisuje osoba, wykonująca czynności w imieniu wykonawcy, a jej umocowanie nie wynika z dokumentów rejestrowych – na podstawie pełnomocnictwa, należy pamiętać, że zgodnie z art. 99 § 1 kc, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, to pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Oznacza to, że skoro JEDZ musi być podpisany podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem, to i pełnomocnictwo do podpisania JEDZ musi być podpisane w tej samej formie i pod sankcją nieważności tego umocowania nie będzie honorowane pełnomocnictwo w formie pisemnej.
Podpisany dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany,
tj. opatrzony hasłem dostępowym. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokument oświadczenia (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source lub komercyjnych. Zamawiający zaleca stosowanie AES Crypt. Hasło dostępowe powinno składać się z 8 znaków będących kombinacją małych i dużych liter oraz co najmniej jednej cyfry.
Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści swojej oferty, składanej w formie pisemnej. Treść oferty może zawierać, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ.
Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na wskazany adres poczty elektronicznej w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
W temacie przesłanej wiadomości należy wskazać oznaczenie (numer) postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę wykonawcy.
Zamawiający niezwłocznie potwierdza otrzymanie wiadomości zawierającej JEDZ – wysyłając automatycznie generowaną odpowiedź z serwera pocztowego zamawiającego. Datą otrzymania JEDZ będzie data automatycznego potwierdzenia dostarczenia wiadomości.